در زبان انگلیسی سیستم مدیریت محتوا را content management system یا CMS هم می‌گویند. در واقع سیستم مدیریت محتوا به نرم‌افزاری گفته می‌شود که با استفاده از آن محتواها در وب سایت مدیریت شده و با استفاده از آن شبکه و نظام قابل مدیریت برای ثبت، به‌روزرسانی و بازیابی محتوا ایجاد می‌گردد. نرم‌افزارهایی که این کار را انجام می‌دهد حتماً نباید به وب متصل و وابسته باشند و برنامه‌های کاربردی که مدیریت محتوا را روی وب سایت‌ها انجام می‌دهند فقط یک نمونه از سیستم‌های مدیریت محتوا محسوب می‌شوند اما چون در ایران این نرم‌افزارها گسترش زیادی پیدا کرده است کلمه و عبارت CMS فقط به نرم‌افزارهای مدیریت وب سایت‌ها اشاره می‌کند.
CMS در سیستم مدیریت محتوا چیست؟
همان‌طور که اشاره کردیم CMS یا همان سیستم مدیریت محتوا قادر است چرخه زندگی وب سایت‌های اینترنتی را از زمانی که ایجاد شده‌اند تا زمانی که عمر آنها به پایان می‌رسد در بر گرفته و به صاحبان وب سایت‌ها اجازه می‌دهد مطالب و محتواهای تولید شده در صفحات خود را مدیریت کنند حتی اگر این افراد تخصص کافی برای این کار را نداشته باشند. قابلیت‌های سیستم مدیریت محتوا این اجازه را به آنها خواهد داد. سیستم مدیریت محتوا یک تغییر بسیار مهم در مسیر طراحی و مدیریت وب سایت‌ها ایجاد کرد. به شکلی که کاربران امروز وب سایت‌های اینترنتی توقع زیادی از این صفحات داشته و تمایل ندارند صفحات و سایت‌هایی را بخوانند که مطالب ثابت و کسل‌کننده داشته و به روز نمی‌شوند و همین موضوع رقابت در این حوزه را برای وب سایت‌های مختلف بسیار سخت کرده است و سایت‌هایی می‌توانند در این حوزه برند باقی بمانند که مرتب وب سایت خود را به‌روزرسانی کنند و اصول سئو در آنها رعایت شود. در واقع کاربران امروز سایت‌ها تمایل دارند وارد سایت‌هایی شوند که اطلاعات آنها را در زمینه مورد علاقه‌شان به روز نگه دارد و همین موضوع آنها را به وفادار ماندن به سایت ترغیب خواهد کرد.
چرا در گذشته همه کسب و کارها و افراد نتوانستند وب سایت داشته باشند؟
شاید تصور کنید حالا که ابزارهای ایجاد سایت و به‌روزرسانی برای همه این قدر در دسترس است چرا همه افراد به داشتن یک سایت مجزا علاقه ندارند. واقعیت این است که در گذشته داشتن و نگهداری یک سایت مستلزم صرف هزینه بود و گاهی اگر کاربر می‌خواست به صورت تخصصی در این زمینه فعالیت داشته باشد باید هزینه‌های بیشتری هم صرف می‌کرد. اما در حال حاضر با استفاده از سیستم مدیریت محتوا این مسئله تا حد زیادی برطرف شده است و همه علاقه‌مندان می‌توانند با استفاده از این سیستم و با هزینه بسیار کمتر وب سایت مخصوص به خود را داشته باشند. یک تحقیق جالب نشان می‌دهد در سال ۱۹۹۵ تعداد افرادی که به اینترنت دسترسی داشتند در سراسر دنیا ۱۳ میلیون نفر بود و این در مقایسه با کل جمعیت جهان رقم بسیار پایینی محسوب می‌شد؛ بنابراین سرمایه‌گذاری کردن در این حوزه برای هیچ کسب و کاری مقرون به صرفه نبود اما در حال حاضر و در حدود ده سال بعد در سال ۲۰۰۵ این تعداد به یک میلیارد نفر رسید یعنی یک رشد انفجاری در حوزه دسترسی به اینترنت و در همین زمان بود که افراد خلاق توانستند در همان سال‌های ابتدایی به ثروت هنگفتی با استفاده از این بستر دست پیدا کنند یعنی با استفاده از قابلیت‌های سیستم مدیریت محتوا و ساخت وب سایت کسب و کارهای خود را جهانی کردند. در همین سال‌ها تعداد صفحات در وب سایت‌ها به ۶۰ میلیارد رسید و همین رشد فزاینده طراحان را به فکر طراحی نرم‌افزارهایی مانند سیستم مدیریت محتوا یا CMS انداخت تا بتوان با استفاده از آنها استفاده از اینترنت و فضای آن را آسان‌تر و مقرون به صرفه‌تر کرد.
ایراد نرم‌افزارهای سیستم مدیریت محتوا در ابتدا چه چیزی بود؟
یکی از ایراداتی که نرم‌افزارهای سیستم مدیریت محتوا در ابتدای کار داشتند تعامل و ارتباط یک طرفه با مخاطبان بود و تنها می‌توانستند محتوا و مطالب را به صورت یک طرفه به مخاطبان منتقل نمایند. اما به مرور کاربران علاقه داشتند وارد سایت‌هایی شوند که بتوانند در محتوای آن شریک شده و سهمی داشته باشند بنابراین سیستم مدیریت محتوا نیاز به تغییر و تحول داشت. برای همین در سال‌های بعد این سیستم‌ها ارتقاء پیدا کرده و طوری طراحی شدند تا امکان برقراری ارتباط دو سویه وجود داشته باشد. در ایران هم با استفاده از این سیستم مدیریت محتوای غیربومی بسیاری از سایت‌ها توانستند به پیشرفت‌های چشمگیری در این زمینه دست پیدا کنند البته برخی شرکت‌های ایرانی هم نرم‌افزارهای مشابهی برای سیستم مدیریت محتوا طراحی و روانه بازار کردند و هدف آن بومی‌سازی این تکنولوژی بود.
مزایای استفاده از سیستم مدیریت محتوا یا CMS چیست؟
۱- به‌روزرسانی وب سایت‌ها و صرفه‌جویی در زمان: با استفاده از سیستم مدیریت محتوا می‌توانید در مدت زمان بسیار کمی وب سایت خودتان را داشته باشید در حالی که طراحی سایت به صورت اختصاصی می‌تواند ماه‌ها زمان ببرد. سیستم مدیریت محتوا این مزیت را دارد که از پیش طراحی شده و پیاده کردن سایت روی آنها بیشتر از یک یا دو هفته طول نمی‌کشد. همین موضوع باعث شده است بسیاری از کسب و کارها تمایل داشته باشند از سیستم مدیریت محتوا یا CMS برای پیاده‌سازی سایت خود استفاده کنند. البته مزیت دیگر استفاده از CMS هزینه‌های بسیار پایین آن است. برای طراحی سایت به صورت اختصاصی باید کدنویسی اختصاصی هم صورت گیرد که این کار هزینه‌ها را بسیار بالا خواهد برد در حالی که پیاده‌سازی سایت روی سیستم مدیریت محتوا اختصاصی نبوده و کدهای از پیش تعریف شده و رایگان دارد در نتیجه هزینه کار به میزان بسیار زیادی کاهش پیدا خواهدکرد.
۲- استفاده از سیستم مدیریت محتوا پشتیبانی بهتر و مطمئن‌تری دارد: اگر سایت شما به صورت اختصاصی طراحی شده باشد یک بار و فقط برای شما پیاده‌سازی گردیده و البته سایر افراد نمی‌توانند از آن استفاده کنند و تیم طراحی‌کننده آن هم اختصاصی خواهد بود. یعنی برای رفع مشکلات و کدنویسی فقط باید به همان تیم مراجعه کنید و اگر آنها بخواهند کار شما را به تعویق بیندازند دچار دردسر خواهید شد در حالی که استفاده از سیستم مدیریت محتوا که یک سیستم عمومی و با کدهای رایگان است این مشکل را ایجاد نخواهد کرد و اگر شرکت پیاده‌کننده نتواند شما را به خوبی پشتیبانی کند به راحتی می‌توانید تیم پشتیبانی‌کننده خود را عوض کنید بدون اینکه دچار مشکل شوید.
۳- سیستم مدیریت محتوا انعطاف بیشتری دارد: طراحی و پیاده‌سازی سایت با استفاده از سیستم مدیریت محتوا در مقایسه با سایت‌های اختصاصی بسیار انعطاف‌پذیرتر است چون افراد و تیمی که سیستم مدیریت محتوا را تحلیل می‌کنند باید انواع وب سایت‌هایی که می‌توان با استفاده از آن راه‌اندازی کرد را نظر داشته و برای هر کدام و پیاده‌سازی آنها راهکارهای مناسب ارائه کنند. همین موضوع باعث می‌شود سیستم مدیریت محتوا انعطاف بیشتری داشته باشد.
سیستم مدیریت محتوا به لحاظ نرم‌افزاری شامل چند نوع است؟
سیستم مدیریت محتوا براساس نرم‌افزاری شامل انواع مختلفی هستند که در ذیل به برخی از آنها اشاره می‌کنیم:
سیستم مدیریت محتوا صفحه محور یا page base cms
در این نوع سیستم مدیریت محتوا واحدهای اطلاعاتی، وب سایت صفحه در نظر گرفته می‌شود. یعنی سایت جدا از صفحات در نظر گرفته خواهد شد. برای همین در این نوع نرم‌افزارها تلاش می‌شود صفحات مدیریت گردند و مدیر سایت می‌تواند صفحات مجزا و صفحات دارای لینک به صفحات دیگر و صفحات با امکان ذخیره‌سازی فایل‌ها ایجاد کند. این نوع نرم‌افزارها می‌توانند محیطی با توانایی macromedia dreamwaver پیاده کرده و البته جست‌وجو در این نوع سایت‌ها بر اساس اطلاعات درج شده در متن صفحات صورت می‌گیرد. البته استفاده از این گونه سیستم‌های مدیریت محتوا محاسن و معایبی هم دارد. مثلاً با استفاده از آنها می‌توان فقط وب سایت‌های کوچک ایجاد کرد که حداکثر ۱۰ تا ۱۰۰ صفحه داشته باشند البته ایجاد وب سایت‌هایی در سایز متوسط و صفحات تا ۱۰۰۰ هم با استفاده از آنها امکان‌پذیر است اما ایجاد وب سایت‌های بزرگ و بیش از هزار صفحه با آنها امکان‌پذیر نخواهد بود. مزیت دیگر این سیستم‌ها این است که انعطاف‌پذیری بسیار بالایی داشته و کاربر می‌تواند صفحات با طراحی گرافیکی متنوع ایجاد کند.
سیستم مدیریت محتوا قابلیت محور یا future base cms
این نوع سیستم مدیریت محتوا بر اساس نیازهای مشتریان طراحی شده‌اند. یعنی در این نوع CMS ها می‌توان وب سایت‌هایی را با قابلیت‌های: مدیریت منو، مدیریت گالری تصاویر، مدیریت اعضاء، مدیریت لینک‌ها و برخی دیگر طراحی نمود. با استفاده از این شیوه مدیریت صفحات در دست مدیر سایت نیست و مدیریت صفحات به این شکل است که اطلاعات وارد بانک اطلاعاتی سایت شده و بعد با استفاده از تنظیماتی که این سیستم دارد مطالب به صورت مدیریت شده منتشر می‌شود. از مزایای این نوع سیستم مدیریت محتوا می‌توان به قابلیت ایجاد انواع سایت‌های بزرگ و کوچک و انعطاف‌پذیری زیاد در طراحی گرافیکی اشاره کرد.
